Idea ABC/ABM
Rachunek kosztów działań (Activity Based Costing – ABC) oraz zarządzanie kosztami działań (Activity Based Management – ABM) dostarczają informacji kosztowych i operacyjnych, które są odzwierciedleniem układu procesowego w przedsiębiorstwie. Rachunek kosztów działań dostarcza danych o rzeczywistych kosztach produktów, usług, procesów, działań, kanałów dystrybucji, segmentów rynku, kontraktów i przedsięwzięć. Natomiast zarządzanie kosztami działań wykorzystuje te informacje, umożliwiając, dzięki analizie wartości, analizie czynników kosztotwórczych oraz mierników efektywności, inicjowanie, prowadzenie lub wspieranie działań skierowanych na optymalizację działalności i doskonalenie procesu podejmowania decyzji.

Model ABC
W celu dokonania kalkulacji kosztów działań, procesów i obiektów kosztowych należy zdefiniować nie tylko działania i obiekty kosztowe ale również nośniki kosztów zasobów a także nośniki kosztów działań, które pozwolą alokować koszty odpowiednio na działania i obiekty kosztowe. W tym celu należy stworzyć Model ABC. Schemat modelu powinien wyglądać następująco:

Budowa Modelu ABC składa się z następujących etapów:

• Identyfikacja zasobów, działań i obiektów kosztowych;
• Przypisanie zasobów do działań, działań do obiektów kosztowych i przypisanie nośników;
• Wprowadzenie kosztów zasobów i wartości nośników kosztów;
• Kalkulacja kosztów.

Korzyści z ABM
Korzyści i wartości systemu zarządzania kosztami działań dotyczą trzech zasadniczych obszarów, które składają się na cykl zarządzania kosztami działań.

Wartości i korzyści mogą odnosić się zarówno do procesów, podejmowania decyzji, jak i mierzenia efektywności. Każde przedsiębiorstwo może wejść w cykl w dowolnym jego momencie.

Zastosowania wdrożonego systemu zarządzania kosztami działań:

• Ustalenie rzeczywistego kosztu produktu/usługi
  Wykorzystując rachunek kosztów działań, można obliczyć rentowność sprzedaży produktów/usług przez różne kanały dystrybucji do różnych segmentów rynku i/lub obszarów geograficznych. Jednostkowy koszt produktów/usług ustalony dzięki szczegółowej analizie działań i procesów może obejmować również koszty dystrybucji, sprzedaży, rozwoju produktu a nawet koszty ogólne zarządu. Uzyskane informacje umożliwiają podejmowanie lepszych decyzji np. o asortymentowej strukturze sprzedaży, wysokości cen wytwarzanych produktów/usług, czy też kształtowaniu procesu produkcyjnego.

• Poprawa efektywności procesów i działań
  Zarządzanie kosztami działań może być metodą analizy i wyboru kluczowych procesów i działań, które są najistotniejsze w funkcjonowaniu organizacji. Informacje uzyskane z wdrożonego ABC pomogą przy wyborze tych działań oraz procesów, których usprawnienie może przynieść największe korzyści firmie. Informacje uzyskane z analizy procesów i działań mogą być także wykorzystywane do monitorowania inicjatyw poprawy efektywności. Dane o kosztach i efektywności procesów oraz działań służą bowiem do oceny wyników podejmowanych wysiłków.

• Benchmarking
  W celu przeprowadzenia skutecznej oceny efektywności procesów gospodarczych i działań, menedżerowie muszą porównywać efektywność swej organizacji z wynikami podmiotów zewnętrznych, czyli muszą stosować benchmarking. Metodę tę wykorzystuje się do identyfikacji możliwości usprawnień i zwiększenia efektywności ocenianego działania lub procesu.
  • Wspieranie inicjatyw doskonalenia;
    
  • Wspieranie decyzji o zakupach usług z zewnątrz (outsourcing);
    
  • Wybór tych obszarów, w których usprawnienia przyniosą największe korzyści;
    
  • Promowanie przemiany zachowań w firmie w kierunku rozliczania z odpowiedzialności za działania i procesy gospodarcze;
    

• Wspieranie realizacji strategii
  Realizacja każdej strategii następuje poprzez procesy i działania. Przeprowadzenie analizy działań umożliwia zidentyfikowanie najważniejszych procesów w działalności firmy i działań wykonywanych w związku z nimi. Następnie można określić te procesy i działania, które należy wykonywać w celu zrealizowania strategii. Rezultatem takiej analizy jest zidentyfikowanie tych działań strategicznych, na które przeznaczano zbyt mało środków, lub których w ogóle nie wykonywano, aby skutecznie wspierać realizację strategii.
  • Doskonalenie systemu mierzenia efektywności;
    
  • Określanie kosztów i wskaźników dla działań tworzących i nie tworzących wartości;
    

• Redukcja kosztów
  Zarządzanie kosztami działań to skuteczne narzędzie redukcji kosztów. Redukcja kosztów w systemie zarządzania kosztami działań koncentruje się na działaniach i procesach realizowanych w danej organizacji. „Jedynym efektywnym sposobem redukcji kosztów jest wyeliminowanie działań. Próby ograniczenia kosztów rzadko bywają skuteczne. Nie ma większego sensu próba wykonania tanio tego, co w ogóle nie powinno być wykonane”.

• Budżetowanie
  Wykorzystanie w budżetowaniu zarządzania kosztami działań to rozpoczęcie od zdefiniowania zakresu działań potrzebnych do wypracowania spodziewanego poziomu sprzedaży bądź osiągnięcia innych celów działalności przedsiębiorstwa. Po uzgodnieniu wymaganego zakresu działań wykorzystuje się historyczne koszty działań do ustalenia preliminarza budżetowego. Następnie należy uwzględnić w koszcie działań znany lub spodziewany wzrost kosztów robocizny lub usług obcych. Na końcu w budżecie znajduje odzwierciedlenie planowana redukcja kosztów, pomniejszona o koszty środków potrzebnych do poczynienia takich oszczędności.

• Określanie i optymalizacja „mocy przerobowych”
  Wykorzystując informacje płynące z wdrożonego modelu ABC, można określić niezbędne moce przerobowe wszystkich kluczowych i ważnych działań, które są wykonywane w danym przedsiębiorstwie. Zarządzanie kosztami działań może być wykorzystywane również w celu wyodrębnienia tych działań, które mogą być wykorzystywane wspólnie przez różne części organizacji oraz optymalizacji poziomów zatrudnienia i zmniejszenia uzależnienia firmy od pracowników sezonowych.
  • Wyodrębnianie i eliminacja czynników kosztotwórczych;
    
  • Rozliczanie kosztów działalności pomocniczej wewnątrz przedsiębiorstwa;
    
  • Każde przedsiębiorstwo może wykorzystywać informacje o działaniach do ustalenia kosztów usług świadczonych przez jedną część przedsiębiorstwa na rzecz innej;
    
  • Wspieranie procesu kompleksowego zarządzania jakością.
    

• Analiza kosztów docelowych
  To metoda analizy kosztów w fazie projektowania wyrobów i procesów polegającą na szacunkowym określeniu kosztu docelowego, a następnie projekt owaniu wyrobu w taki sposób, aby nie przekroczyć tego kosztu. Rachunek kosztów docelowych to narzędzie zarządzania kosztami stosowane przede wszystkim do kontroli kosztów firm produkcyjnych. Jednak jego zasady można zastosować również w przedsiębiorstwach nieprodukcyjnych.
  
  
• Ilościowe określenie rezultatów inicjatyw poprawy efektywności
  Na podstawie zapisu kolejnych wartości mierników efektywności można stworzyć bazę danych o miernikach efektywności, jak również określić tempo poprawy efektywności.
  
  
• Zarządzanie przedsięwzięciami i kontraktami
  Zarządzanie przedsięwzięciami wymaga zarządzania działaniami potrzebnymi do zakończenia przedsięwzięcia, może być wykorzystywane między innymi do wzmocnienia systemu zarządzania projektami.
  
  
• Konsolidacja obszarów działalności operacyjnej
  Informacje o działaniach mogą być wykorzystane do konsolidowania obszarów działalności operacyjnej, czyli do gromadzenia w jednym miejscu działań oraz ludzi i sprzętu potrzebnych do ich wykonania.

Rozwiązanie informatyczne wspierające ABC/ABM.
Do budowy i kalkulacji Modelu ABC wykorzystywane jest narzędzie P3MA.

P3MA - Performance, Profitability & Profit Management Automation to kompleksowe rozwiązania w zakresie zarządzania efektywnością, rentownością i zyskiem. Rozwiązanie P3MA to automatyzacja zarządzania efektywnością, rentownością i zyskiem z wykorzystaniem najlepszych metod planowania i budżetowania, rozliczania kosztów metodą rachunku kosztów działań oraz zarządzanie zyskiem na poziomie pojedynczej transakcji w jednym elastycznym rozwiązaniu.

Rozwiązanie P3MA przygotowane jest do szybkiego wdrożenia w każdej firmie niezależnie od jej profilu, posiadanej infrastruktury informatycznej oraz dotychczas stosowanych metod kontroli kosztów.

Rozwiązanie P3MA daje kadrze zarządzającej oraz osobom odpowiedzialnym za nadzór finansowy nowoczesne, praktyczne i łatwe w obsłudze narzędzia analityczne wspierające proces podejmowania decyzji strategicznych i finansowych (np. określanie kierunków rozwoju, redukcja kosztów określonych działań, wycofanie nierentownych produktów, lokalizacja obszarów potencjalnych zysków, budżetowanie itp.)

Ponieważ każde przedsiębiorstwo można opisać, zgodnie z metodą ABC, poprzez jego zasoby, działania, obiekty kosztowe oraz ich powiązania za pośrednictwem przepływu kosztów, wdrożenie rozwiązania P3MA w każdej firmie poprawi jakość kontroli finansowej. Dla firm o złożonej strukturze organizacyjnej, dużym zróżnicowaniu produktów lub trudnych do oceny całkowitych kosztach utrzymania klientów czy też produktów, rozwiązanie oparte o ABC jest niezbędne dla utrzymania konkurencyjności i zwiększenia zyskowności oraz bardziej świadomego zarządzania.

Rozwiązanie P3MA charakteryzuje się następującymi cechami:

• Aplikacja pozwala na definiowanie wielokrotnych przypisań wewnątrz modułowych (np. działania wspierające na działania produkcyjne) oraz między modułowych (np. zasoby na działania);
• Istnieje możliwość dowolnego definiowania nośników kosztowych;
• Użytkownik aplikacji ma możliwość tworzenia dowolnej ilości wymiarów w modułach, np. dla modułu obiektów kosztowych można zdefiniować jednocześnie zarówno obiekt kosztowy: produkt, czy usługa jak i klient zewnętrzny, czy wewnętrzny;
• Model stworzony w aplikacji P3MA może być uzupełniany również o dane sprzedażowe;
• Użytkownik ma możliwość tworzenia wielu analiz, np. w postaci tabel przestawnych, czy raportów;
• Źródłem danych modelu mogą być zarówno różnorodne systemy informatyczne, jak i pliki płaskie, np. MS Excel;
• Oprogramowanie P3MA realizuje założenia CAM-I (Consortium for Advanced Manufacturing-International) oraz zgodne jest z terminologią określoną przez CAM-I;

Usługi consultingowe świadczone przez CUBE wspierające wdrożenie ABC/ABM
CUBE. Corporate Release zatrudnia zespół doświadczonych konsultantów biznesowych, którzy mają doświadczenie we wspieraniu Klientów w przygotowaniu i implementacji koncepcji Zarządzania Kosztami Działań.

Zakres usług CUBE w obszarze budowy Rachunku Kosztów Działań i Zarządzania Kosztami Działań obejmuje:

• Określenie korzyści dla Klienta z wdrożenia ABC/ABM;
• Przeprowadzenie warsztatów „Szybkiego Prototypowania”, w ramach których uczestnicy zapoznają się z metodą budowy Modelu ABC i jego implementacją w P3MA;
• Przygotowanie warsztatów/szkoleń dopasowanych do potrzeb Klienta, zarówno z samej metodologii ABM, jak i metod budowy Modelu ABC a następnie jego analiz i oceny informacji dostarczanych przez Model;
• Przygotowanie założeń i budowa Modelu ABC;
• Implementacja modelu w P3MA;
• Wdrożenie systemu zarządzania kosztami działań;
• Opracowanie efektywnego kosztowo systemu zbierania danych i raportowania;
• Utrzymanie systemu zarządzania kosztami działań.

Kontakt:
Marcin Miller
Business Unit Director
mmiller@cube-cr.pl